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隽智智能会议预约系统流程

时间:2018-06-07 作者:jonzy 浏览:
 

  企业经营和管理在信息化时代的今天,趋于信息化和网络化,传统的会议室预定管理需要改变。隽智智能会议室预定系统可以帮助企业规范化电子化管理会议室资源,智能办公提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间,使企业的管理水平上一个台阶。
  
  1)会议室预订申请
  
  首先,在申请预订会议室时,可以通过多种组合条件(如会议室大小、所在位置、会议室资源等)筛选来精确定位目标会议室并查看会议室的预定情况。系统采用表格和色块来表示当前会议室的预订情况。点击已预订的色块,可查看预订人、预订时间、会议主题等信息; 点击某个未预订色块,可直接进入该时段的申请预订页面。会议预约系统可查询本人的申请历史信息,包括申请的状态、流程等对自己提交的申请,可进行撤销、修改操作。会议室预订既支持某个时间点的预订,又支持将一段时期内所有某个特定时间点的都预订。
  
  2)会议室审批
  
  本系统如果集成在当前的协同办公系统中,具体方式与目前的协同审批完全相同;如果是独立于协同办公系统的,则支持二级审批。预订申请提交后,系统将自动匹配该会议室所对应的审批级别并建立申请流程,流程审批完成后,系统将认定该申请已成功。
 
会议预约系统
  
  会议管理员可以查看到会议室预订申请待审核列表,可修改该会议申请里的内容,如果不允许通过,则填写审核意见,点击“会议退回”;允许通过, 则直接点击“发布会议”,发布后该会议进入已审核状态,
  
  3)会议室信息维护
  
  维护各种会议资源和会议类型,定义会议审批流程。会议预约维护经常列席会议的外部单位/人员。 会议资源可以在预订会议室时进行申请,例如席卡、矿泉水。审批流程与会议类型相对应,用户预订的会议提交后,系统可根据会议类型自动发起相应。
  
  4)会议邮件通知
  
  如果系统为独立运行的方式,系统会集成邮件功能,采用邮件通知(预定、修改、取消的系统动作都将以邮件的方式通知相关人员)。
  
  如果系统集成在协同办公系统中,将采用信息通知的方式。系统根据会议开始时间和设定的提前提醒时间,进行提醒该会议参与人员。
  
  5)会议服务呼叫
 
会议预约系统
  
  为了保证会议顺利圆满的召开,以及提高与会人员的满意度,会议预约系统可以采集和显示当前会议状态,并可以开放相关功能模块给后勤服务人员,使服务人员能及时响应会议的各种服务性需求。目前可以提供的会议状态有:安静、茶水服务、设备服务、清扫中。
  
  6)查看和处理会议相关事项
  
  会议室申请预订时可以指定会议记录人作会议纪要并发送给所有与会人员,可以与门禁系统相连使系统自动记录和显示会议签到情况。
  
  7)会议室使用情况统计
  
  可统计个人的申请历史信息,可统计各种会议资源的使用情况和各种会议类型的分布情况。可以根据客户实际需求定制各种相关统计报表。